Kanada konsolosluk imza ve belge suret tasdiki rehberi
Belgeyi isteyen Türk kurumundan tasdik türünü yazılı alın; imza, suret, tercüme ve apostil yollarını birbirine karıştırmayın.
Türkiye’deki bir kurum “noter onaylı”, “aslı gibidir”, “imza tasdikli” veya “tasdikli tercüme” belge istediğinde hangi işlemin kastedildiği yazılı netleştirilmelidir. İmzanın huzurda atıldığını doğrulamak, mevcut belgenin kopyasını tasdik etmek, tercümanı onaylamak ve Canadian public document’a apostille almak farklı yollardır.
Bu rehber genel noterlik bilgisidir. Mahkeme, tapu, şirket, miras, bankacılık veya süreli filing için belge hazırlanıyorsa alıcı kurum ve Türkiye’de yetkili avukattan formatın kabulünü başvuru öncesi doğrulayın.
Alıcı kurumdan gereken tasdik türünü belirleyin
Belgenin tam adı, issuing country, original veya copy, wet signature, photo, witness, Turkish translation, apostille ve validity period koşullarını yazılı alın. “Konsolosluktan onaylat” ifadesini checklist saymayın. Türk makamının Canadian notary belgesi mi, konsoloslukta düzenlenen Türk noterlik işlemi mi istediğini sorun.
Dışişleri Bakanlığının noterlik işlemleri portalı, imza tasdiki, suret tasdiki ve başka noterlik işlem türlerine yönlendirir. Görev bölgesi, şahsen başvuru, geçerli kimlik, belge dili, fee ve randevu gereksinimini işlem günü kontrol edin.
İmzalanmamış belgeyi randevuya götürün; imzanın görevli huzurunda atılması gerekiyorsa önceden imzalamayın. Belge içeriğinin hukuki etkisini konsolosluk tasdikinin onaylamadığını unutmayın. Blank veya sonradan doldurulabilir alan bırakmayın.
Original, copy ve translation zincirini koruyun
Suret tasdikinde original belgenin görülmesi gerekebilir. Sayfa sayısı, ekler, seal, signature ve arka yüzleri tam kopyalayın. Renkli copy veya enlargement gereksinimini sorun. Hasarlı, laminated veya elektronik belgenin printout’ı için özel doğrulama gerekebilir.
Belge İngilizce veya Fransızcaysa Türkçe translation’ın kim tarafından ve hangi aşamada yapılacağını alıcı kurum belirlesin. Konsolosluk tercümanı, sworn translator, Canadian certified translator ve Türk noter tercümanı aynı statü değildir. Translator statement ve credentials’ı saklayın.
Canadian public document’a Türkiye’de kullanım için apostille gerekiyorsa competent authority, province ve federal document ayrımını apostil rehberimizle kontrol edin. Konsoloslukta düzenlenen Türk noterlik belgesine aynı zincirin uygulanacağını varsaymayın.
Teslim ve kabul sonucunu doğrulayın
Randevu confirmation, kimlik, document version, fee receipt ve verilen tasdikli nüshanın scan’ini saklayın. Seal, date, page count ve personal information’ı temsilcilikten ayrılmadan kontrol edin. Yanlış belgedeki tasdiki başka kopyaya aktarmayın.
Türkiye’ye courier kullanıyorsanız tracking ve teslim alan kişiyi kaydedin. Alıcı kurum belgeyi reddederse gerekçeyi “tasdik türü, translation, apostille, tarih veya içerik” olarak yazılı alın. Yeni işlem açmadan önce hangi eksikliğin giderileceğini doğrulayın. Genel konsolosluk planı için konsolosluk rehberimizi kullanın.
Birden fazla kurum aynı belgenin original’ını istiyorsa kaç tasdikli nüsha gerektiğini randevudan önce belirleyin. Kuruma yalnız scan gönderilebiliyorsa file format, digital signature ve verification URL şartını sorun. Tasdikli belgenin kişisel veri içeren gereksiz sayfalarını açık e-posta grubunda dağıtmayın; erişim ve teslim kaydı tutun.
Belgenin süreli kabul edildiği işlemde issue date ile submission deadline’ı aynı takvimde izleyin. Kurum yeni tarihli nüsha isterse eski tasdiki değiştirip tekrar kullanmayın; yeni işlem ve receipt oluşturun.