Kanada-Türkiye apostil rehberi: belge, noter ve tercüme sırası
Kanada'da düzenlenen bir belgenin Türkiye'de kullanılması için apostili hangi makam verir? Belgenin kaynağından tercüme ve teslim kontrolüne kadar süreci açıklıyoruz.
Kanada’da düzenlenmiş doğum veya evlilik belgesi, diploma, vekâletname ya da şirket kaydı Türkiye’deki bir kuruma sunulacaksa ilk soru “apostili nereden alırım?” olmamalıdır. Önce belgeyi isteyen makamdan hangi belgenin, aslının mı onaylı kopyasının mı, hangi tarihten yeni ve hangi dilde istendiğini yazılı öğrenin. Gerekmeyen bir belgeye noter, tercüme ve apostil yaptırmak zaman ve para kaybettirir.
Kanada için Apostil Sözleşmesi 11 Ocak 2024’te yürürlüğe girdi. Türkiye de sözleşmeye taraftır. Bu nedenle uygun Kanada kamu belgesine yetkili Kanada makamınca düzenlenen apostil, kural olarak Türkiye’de ayrıca konsolosluk legalizasyonu gereksinimini kaldırır. Ancak apostil, belgenin içeriğini veya işlemin Türkiye hukukundaki yeterliliğini onaylamaz.
Apostil neyi doğrular, neyi doğrulamaz?
Global Affairs Canada’nın belge doğrulama rehberi, authentication veya apostilin belge üzerindeki kamu görevlisi imzası ile varsa mührün gerçekliğine ilişkin olduğunu açıklar. Apostil, diplomanın akademik denkliğini, vekâlet metninin istenen yetkiyi içerdiğini veya bir çevirinin Türkiye’deki kurumca kabul edileceğini garanti etmez.
HCCH’nin Apostil Sözleşmesi durum tablosu, Kanada ve Türkiye’nin taraflık durumunu doğrular. Yine de belgeyi teslim edeceğiniz nüfus müdürlüğü, üniversite, mahkeme, banka veya tapu biriminden güncel kabul şartını sorun. Kurum; yakın tarihli kayıt, özel form, yeminli tercüme veya aslın sunulmasını isteyebilir.
Yetkili makamı belgenin kaynağı belirler
Kanada’da tek bir apostil ofisi yoktur. Alberta, British Columbia, Ontario, Quebec ve Saskatchewan, kendi eyaletlerinde düzenlenen veya belirli koşullarda noterlenen belgeler için yetkili makamdır. Global Affairs Canada ise federal hükümet belgeleri ile Manitoba, New Brunswick, Newfoundland and Labrador, Northwest Territories, Nova Scotia, Nunavut, Prince Edward Island ve Yukon’da düzenlenen ya da noterlenen belgeleri işler.
Noter yeri de rotayı değiştirebilir. Alberta, Ontario veya Saskatchewan’da noterlenen belge, asıl düzenlenme yeri farklı olsa bile ilgili eyalet makamına gider. British Columbia ve Quebec makamları ise noterli belgeyi ancak özgün belge de o eyalette düzenlenmişse doğrulayabilir. Global Affairs Canada, eyalet makamının yetkisindeki başvuruyu işlem yapmadan geri çevirebilir.
Bu nedenle dosya hazırlarken üç bilgiyi ayrı yazın:
- Belgeyi düzenleyen kurum ve yönetim düzeyi
- Belgenin düzenlendiği eyalet veya bölge
- Noter işlemi varsa noterin bulunduğu eyalet
Ardından Global Affairs Canada’nın güncel yönlendirme aracından doğru makamı bulun. Aracı kurumun “her belgeyi Ottawa’ya göndeririz” sözü resmî yetki dağılımının yerine geçmez.
Asıl, onaylı kopya ve noter konusu
Belgede tanınan bir kamu görevlisinin özgün imzası ve gerekiyorsa mührü bulunmalıdır. Sade fotokopi doğrulanmaz. İmzayı doğrudan doğrulamak mümkün değilse noter tasdikli kopya veya noter beyanı gerekebilir. Fakat doğum, evlilik ve ölüm gibi vital statistics kayıtlarında kabul edilen nüsha kuralları farklıdır; örneğin sıradan noter kopyası yerine ilgili kayıt ofisinin verdiği asıl veya certified copy istenebilir.
Diplomayı delmeden korumak isteyen kişi, apostilin onaylı kopyaya bağlanıp bağlanamayacağını hem Kanada makamından hem Türkiye’deki alıcı kurumdan önceden sormalıdır. Apostil ayrı bir “allonge” sayfası olarak belgeye güvenli biçimde eklenir; eki sökmek veya sayfaları ayırmak doğrulama zincirini bozabilir.
Tercümeyi doğru aşamada planlayın
Belgenin tamamı İngilizce veya Fransızca değilse Global Affairs Canada, kural olarak tanınan bir eyalet çevirmenler birliğine bağlı certified translator çevirisi ister. Alternatif olarak hem belge dilini hem İngilizce veya Fransızcayı bilen Kanada noteri, dilleri bildiğini ve çevirinin doğruluğunu beyan edebilir. Bazı hedef kurumlar ayrıca tercüman affidavit’i isteyebilir.
Bu Kanada makamının işlem şartıdır; Türkiye’deki alıcı kurumun Türkçe tercüme ve noter beklentisi ayrıca öğrenilmelidir. Önce hangi nüshanın apostilleneceğini kesinleştirin, sonra kurumun “apostilin de çevrilmesi” veya Türkiye’de yeminli tercüman kullanılması gibi taleplerini kontrol edin. Bir çeviriyi erken yaptırmak, sonradan eklenen apostil sayfası için ikinci çeviri doğurabilir.
Türkiye’den gelen belgelerde ters yön
Türkiye’de düzenlenen bir belgenin Kanada’da kullanılması için Global Affairs Canada yabancı belgeye apostil vermez. Apostil, belgenin düzenlendiği ülkedeki yetkili makamdan alınır. Kanada hukuku yabancı kamu belgelerinin her durumda doğrulanmasını zorunlu tutmasa da belgeyi isteyen okul, işveren, mahkeme veya başka kuruluş apostil ve tercüme şartı koyabilir.
Bu yüzden Kanada’daki alıcıdan yazılı gereklilik alın; ardından Türkiye’deki yetkili apostil makamını belgenin türüne göre doğrulayın. Apostilli Türkçe belge için Kanada kurumunun istediği certified translation standardını ayrıca uygulayın. Konsolosluk işlemleriyle karıştırmamak için Kanada’da Türk konsolosluk işlemleri rehberimizi de kullanabilirsiniz.
Göndermeden önce kontrol listesi
- Alıcı kurum istenen belgeyi, nüsha türünü, tarih sınırını ve tercüme standardını yazılı teyit etti.
- Belgenin düzenlenme ve varsa noter yeri doğru yetkili makama eşleştirildi.
- Özgün imza, mühür ve fiziksel belge koşulları incelendi; belge lamine edilmedi.
- Çeviri, affidavit ve noter işlemleri doğru sıraya kondu.
- Başvuru formundaki her belge, zarf içeriğiyle birebir eşleşiyor.
- Takipli gönderi, dönüş adresi ve işlem artı posta süresi hesaba katıldı.
- Apostil ve bağlı sayfalar tarandı; asıllar teslimden önce güvenli kaydedildi.
Global Affairs Canada’nın ana hizmet sayfası işlem süresini güncel olarak yayımlar ve hızlandırılmış hizmet sunulmadığını belirtir. Süre değişebildiği için sabit bir gün tahminine güvenmeyin. Bu rehber genel bilgidir; hukuki işlem, mahkeme süresi veya taşınmaz vekâleti için Kanada ve Türkiye’de yetkili uzmandan dosyaya özel görüş alın.