Kanada self-employed araç gideri ve logbook rehberi
Business kilometre oranını tam logbook, odometre, makbuz ve araç bazlı gider hesabıyla kanıtlayın; capital cost ile işletme giderini ayırın.
Self-employed kişinin aracı hem iş hem kişisel amaçla kullanması, tüm benzin, sigorta ve lease ödemelerini indirim konusu yapabileceği anlamına gelmez. CRA, genellikle business kilometresinin toplam kilometreye oranını ve her giderin gerçekten gelir kazanmak için yapıldığını görmek ister. Takvim sonunda hatırlamaya dayalı yüzde tahmini, düzenli kilometre kaydının yerini tutmaz.
Her araç için ayrı dosya açın. Plaka veya VIN, acquisition ya da lease tarihi, yıl başı ve yıl sonu odometre, business trips, personal kilometres, operating expenses ve disposition belgelerini aynı araç kaydında tutun. İki aracın toplam kilometre ve giderini tek orana karıştırmak incelemede iz sürmeyi zorlaştırır.
Tam logbook hangi bilgileri taşımalı
Her business trip için tarih, gidilen yer, iş amacı ve kat edilen kilometreyi kaydedin. Günlük başlangıç ve bitiş odometresi veya güvenilir uygulama kaydı hesaplamayı destekler. “Müşteri”, “şehir içi” gibi genel açıklamalar yerine invoice, job number, supplier veya meeting ile eşleşen kısa bir amaç yazın.
Yılın başlangıç ve bitiş odometre değerleri toplam kullanımı verir. Business-use yüzdesi, belgelenmiş business kilometresinin aynı dönemdeki toplam kilometreye bölünmesiyle hesaplanır. Normalde ev ile düzenli işyeri arasındaki kişisel commute’u business kilometre olarak yazmayın. Home office’in principal place of business olup olmadığı veya yolculuğun iki business noktası arasında gerçekleşmesi sonucu değiştirebilir; somut düzeni kaydedin.
CRA’nın simplified logbook yöntemi ilk yılda kayıt tutmaktan kurtarmaz. Önce 12 aylık tam bir base-year logbook oluşturulmalıdır. Sonraki yılda representative üç aylık sample period kullanılabilir; sample sonucu base year’ın aynı üç aylık dönemi ve yıllık oranıyla karşılaştırıldığında hesaplanan annual business use sonucu base-year oranının yüzde 10’u içinde kalmalıdır. İş düzeni değiştiyse tam yıl kayda dönmek daha güvenlidir.
Operating expense ile capital cost’u ayırın
Fuel ve oil, licence ve registration, insurance, interest’in izin verilen kısmı, eligible lease cost, bakım ve onarım gibi operating expenses business-use oranına göre ayrılabilir. Parking ücretleri ve business-use supplementary insurance bazı durumlarda doğrudan business trip’e bağlanabilir. Traffic ticket ve diğer cezaları gider olarak yazmayın.
Satın alınan aracın bedeli tek yılda normal operating expense değildir. Araç ilgili capital cost allowance class’ına girer; passenger vehicle için maliyet ve interest/lease sınırları yıl bazında değişebilir. CCA isteğe bağlıdır ve satışta recapture veya terminal-loss hesabını etkileyebilir. Purchase agreement, trade-in, tax, financing ve sale documents’i saklayın.
Onarımın aracı yalnız eski haline getirmesi ile kalıcı iyileştirme yaratması aynı muhasebe sonucu doğurmayabilir. Büyük engine, conversion veya accessibility work için current expense demeden önce capital treatment değerlendirin.
T2125 hesabını belgeyle bağlayın
Form T2125 üzerindeki motor vehicle expense alanına yalnız business payını taşıyın. Yıllık worksheet’te her giderin toplamını, business-use oranını ve claim tutarını üç ayrı sütunda gösterin. GST/HST registrant iseniz input tax credit talep edilen vergi ile income-tax expense’ini iki kez kullanmayın.
Birden fazla business varsa kilometresini faaliyete göre etiketleyin. Aynı yolculuk iki ayrı T2125 üzerinde iki kez claim edilemez. Employee olarak aldığınız non-taxable kilometre reimbursement ile self-employed claim’i de karıştırmayın.
Örnek olarak yıl içinde 20.000 kilometrenin 8.000’i belgelenmiş business travel ise temel kullanım oranı yüzde 40’tır. Uygun 7.000 dolarlık ortak operating expense’in başlangıç hesabı 2.800 dolar olur. Yalnız business için ödenen ve ayrı kurala tabi parking gibi kalemler bu genel oran hesabından ayrı değerlendirilebilir.
Kayıt saklama ve inceleme hazırlığı
Logbook, odometre fotoğrafları, service records, fuel receipts, insurance, lease veya finance statements, parking ve toll kayıtlarını ilgili return belgeleriyle saklayın. Elektronik uygulama kullanıyorsanız yıl sonunda dışa aktarılabilir kopya alın; uygulama kapanırsa ham kayıt kaybolmamalıdır.
CRA genel olarak tax records’ı ilgili tax year sonundan altı yıl saklamanızı ister. Simplified logbook kullanıyorsanız base-year kaydını, dayandığınız son yılın bitiminden en az altı yıl sonrasına kadar koruyun. Audit sorusuna yalnız toplam yüzdeyle değil, trip-level kayıt ve gider belgesiyle yanıt verin.
Bu rehber CRA’nın motor vehicle records açıklamasına, motor vehicle expenses merkezine ve T2125 form sayfasına dayanır. Kaynaklar 21 Ekim 2026 tarihinde kontrol edildi.
