Kanada business kayıt saklama rehberi
Gelir, gider, property ve electronic records'ı altı yıllık süre, okunabilir format, audit trail ve yedekleme kurallarıyla yönetin.
Kanada’da business owner, return üzerindeki toplamları değil bu toplamların transaction-level dayanağını korumalıdır. CRA; account, agreement, invoice, image, statement, voucher, tax return ve başka finansal kanıtları record sayabilir. Banka statement’ı tek başına her deposit’in gelir türünü veya her payment’ın business amacını açıklamaz.
Kayıt sistemi pahalı olmak zorunda değildir, fakat açık, tutarlı ve yeniden üretilebilir olmalıdır. Her business için ayrı books tutun; daily income ve expenses’i düzenli kaydedin. Personal transfer, owner contribution ve loan proceeds’i sales ile karıştırmayın.
Gelir ve gider zincirini koruyun
Income record tarih, amount ve source içermelidir. Cash, property veya services ile alınan değer de kayda girer. Sales invoice, register tape, platform statement, contract, deposit slip ve bank transaction’ı ortak reference number ile bağlayın. Gross income ile net processor payout arasındaki fee farkını görünür tutun.
Expense receipt üzerinde purchase date, seller name ve address, buyer bilgisi, goods veya services açıklaması bulunmalıdır. Purchase 100 dolar veya üzerindeyse ve supplier GST/HST registrant ise business number gibi ek bilgi ITC için gerekebilir. Cash-register tape açıklamasızsa business purpose’u expense journal’a yazın.
Receipt verilmediyse seller, amount, date, payment method ve transaction detail’i contemporaneous note olarak kaydedin; fakat kendi notunuzun third-party invoice ile aynı kanıt gücünde olduğunu varsaymayın.
Electronic record’ı okunabilir halde tutun
Cloud accounting, point-of-sale, e-commerce, payroll ve tax software içindeki records, paper printout alınsa bile electronically readable formatta korunmalıdır. Subscription kapatmadan önce general ledger, transaction detail, invoices, attachments, audit log ve tax reports’i dışa aktarın.
PDF görüntüsü yanında gerektiğinde sortable CSV veya native export tutun. File name’lerde date, vendor ve transaction ID kullanın. Değişikliklerin kim tarafından ne zaman yapıldığını gösteren audit trail’i silmeyin. CRA review sırasında data’nın accessible ve usable copy olarak üretilebilmesi gerekir.
Primary system dışında düzenli backup alın. Backup’ın açılabildiğini test edin; yalnız senkronize klasör, accidental deletion’ı ikinci yerde de tekrarlayabilir. Encryption ve access control kullanırken kayıtların yetkili kişiye sunulamaz hale gelmemesini sağlayın.
Altı yıllık süreyi doğru başlangıçtan sayın
Business records genel olarak ilgili oldukları son tax year’ın bitiminden itibaren en az altı yıl saklanır. Return late filed ise süre hesabı farklı risk taşıyabilir. CRA yazılı izin vermeden records’ı erken yok etmeyin; audit, objection, appeal veya demand to retain varsa normal süreden uzun saklama gerekebilir.
Property acquisition cost, improvement ve ownership records gelecekte capital gain veya CCA hesabı için çok daha uzun süre gerekli olabilir. Asset eldeyken altı yıl doldu diye original purchase record’u atmayın. Corporate minute book ve share records gibi bazı permanent records için ayrı süreler vardır.
Yıllık kapanış ve audit paketi oluşturun
Her tax year için filed returns, Notice of Assessment, trial balance, general ledger, bank ve credit-card reconciliations, sales summaries, payroll, GST/HST returns, T-slips, inventory ve asset continuity dosyası oluşturun. Return line’larını ledger accounts’a bağlayan index ekleyin.
CRA’ya records’ı normal return ile göndermeyin; istenirse request scope ve deadline’a göre sunun. Gönderilen dosyaların manifestini ve transmission confirmation’ı saklayın. Disaster, theft veya cyber incident kayıtları etkilerse kaybı, recovery attempts’i ve CRA iletişimini contemporaneous olarak belgeleyin.
Bu rehber CRA’nın business records sayfasına, keeping records merkezine ve electronic record keeping açıklamasına dayanır. Kaynaklar 21 Ekim 2026 tarihinde kontrol edildi.
